Najem instytucjonalny – najważniejsze kwestie dla najemcy i inwestora

Co to jest najem instytucjonalny?

Najem instytucjonalny to specyficzna forma wynajmu lokali mieszkalnych, wprowadzona do polskiego prawa w 2017 roku. Powstała z myślą o przedsiębiorcach i firmach profesjonalnie zajmujących się wynajmem nieruchomości. Oznacza to, że umowę najmu instytucjonalnego może zawrzeć wyłącznie wynajmujący prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali (osoba fizyczna lub prawna działająca jako firma). Celem tej instytucji jest zwiększenie oferty mieszkań na wynajem oraz poprawa standardów najmu przy jednoczesnej ochronie praw lokatorów. Najem instytucjonalny ma biznesowy charakter po stronie właściciela i daje mu szersze możliwości ochrony przed nieuczciwymi najemcami, m.in. poprzez uproszczoną procedurę eksmisji.

Umowa najmu instytucjonalnego jest zawierana na czas określony (dowolnie długi) i musi mieć formę pisemną. Jej obligatoryjnym elementem jest notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – lokator zobowiązuje się w nim opuścić lokal po wygaśnięciu umowy i przyjmuje do wiadomości, że nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego. Takie zabezpieczenie pozwala wynajmującemu znacznie szybciej odzyskać mieszkanie w razie problemów z lokatorem, bez długotrwałej batalii sądowej.

Najem instytucjonalny, okazjonalny i zwykły – czym się różnią?

Na polskim rynku funkcjonują trzy główne rodzaje wynajmu mieszkania: zwykła umowa najmu, najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Każda z nich ma nieco inne zasady i oferuje odmienny poziom ochrony dla właściciela i lokatora. Oto kluczowe różnice:

• Zwykła umowa najmu (tradycyjna) – standardowa forma wynajmu oparta na przepisach Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów. Może być zawarta na czas nieoznaczony lub oznaczony i nie wymaga dodatkowych załączników notarialnych. Najemca ma tu najsilniejszą ochronę prawną – eksmisja takiego lokatora wymaga długiego postępowania sądowego, a osobom w trudnej sytuacji (np. kobiecie w ciąży, seniorowi) przysługuje prawo do lokalu socjalnego, co często uniemożliwia eksmisję. Wadą zwykłego najmu z perspektywy właściciela jest ryzyko trudności z pozbyciem się niepłacącego lub uciążliwego lokatora.
• Najem okazjonalny – szczególna forma najmu dostępna od 2010 roku, ale tylko dla właścicieli będących osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Umowa najmu okazjonalnego jest zawierana na czas określony (maksymalnie 10 lat). Jej istotą jest zabezpieczenie właściciela poprzez trzy załączniki: notarialne oświadczenie najemcy o dobrowolnej eksmisji, wskazanie przez niego innego lokalu na wypadek eksmisji oraz pisemną zgodę właściciela tego lokalu na przyjęcie najemcy. Ponadto właściciel zgłasza taką umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej podpisania. Te formalności dają wynajmującemu prawo do szybkiej eksmisji najemcy po wygaśnięciu umowy – sąd może nadać klauzulę wykonalności aktowi notarialnemu w kilka dni, a komornik usunąć lokatora niezależnie od okresu ochronnego czy jego szczególnej sytuacji. Najem okazjonalny jest korzystny dla właściciela, ale wymaga więcej zachodu od najemcy (znalezienie alternatywnego lokum i koszt wizyty u notariusza).
• Najem instytucjonalny – przeznaczony dla właścicieli prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu mieszkań. Działa podobnie jak najem okazjonalny, z tą różnicą, że nie wymaga wskazywania przez najemcę lokalu zastępczego ani dostarczania zgody innego właściciela. W praktyce do umowy instytucjonalnej dołącza się tylko notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (bez „mieszkania awaryjnego”). Taką umowę również należy zgłosić fiskusowi w ciągu 14 dni. Jeśli najemca nie opuści lokalu po wygaśnięciu umowy, właściciel (firma) może szybko wszcząć egzekucję – nie obowiązuje tu konieczność zapewnienia lokalu socjalnego ani respektowania ochrony przed eksmisją zimą.

Podsumowując, najem instytucjonalny i okazjonalny dają właścicielom znacznie silniejsze narzędzia ochrony niż zwykły najem – głównie dzięki notarialnemu zobowiązaniu lokatora do wyprowadzki. Wybór zależy jednak od statusu wynajmującego: jeśli jesteś osobą prywatną, możesz skorzystać z najmu okazjonalnego, a jeśli działasz jako firma – odpowiednia będzie forma instytucjonalna.

Korzyści i ryzyka dla najemcy

Z perspektywy najemcy najem instytucjonalny ma plusy i minusy. Zaletą jest dostęp do wysokiej jakości mieszkań – sektor PRS (Private Rented Sector), czyli instytucjonalny wynajem, oferuje nowe inwestycje, dobre lokalizacje i profesjonalne zarządzanie. Najemca może liczyć na jasne zasady umowy i poczucie stabilności – w trakcie trwania umowy właściciel nie wypowie najmu bez ważnej przyczyny.

Z drugiej strony najem instytucjonalny oznacza rezygnację z części typowej ochrony lokatora. Podpisując notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji, lokator godzi się na szybką eksmisję po wygaśnięciu lub wypowiedzeniu umowy – nie chroni go już ani okres zimowy, ani szczególny status (np. ciąża, wiek emerytalny). Nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego – w razie eksmisji musi we własnym zakresie znaleźć nowe lokum. To duże ryzyko np. w razie utraty pracy i zalegania z czynszem, bo firma-wynajmujący odzyska lokal szybciej niż prywatny właściciel przy zwykłym najmie. Najem instytucjonalny to także dodatkowe formalności i koszty. Wymaga wizyty u notariusza (po podpisaniu umowy) i wniesienia kaucji, często wyższej niż standardowo – prawo dopuszcza kaucję nawet do sześciokrotności miesięcznego czynszu. W praktyce zwykle jest to 1–2 miesiące, ale trzeba być gotowym na większy depozyt. Plusem dla najemcy jest za to brak konieczności szukania „mieszkania awaryjnego” jak przy najmie okazjonalnym – oszczędza to czas i formalności.

Korzyści i ryzyka dla inwestora (wynajmującego)

Dla inwestora lub właściciela mieszkania najem instytucjonalny to bardzo atrakcyjna forma – zwłaszcza jeśli ma się więcej lokali i traktuje wynajem jak biznes. Najważniejszą korzyścią jest większe bezpieczeństwo. Dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy właściciel ma pewność, że w razie problemów (np. brak płatności) może szybko przeprowadzić eksmisję lokatora. Nie musi się obawiać, że nieuczciwy najemca „zablokuje” mieszkanie na wiele miesięcy – uproszczona procedura gwarantuje skuteczność niezależnie od okresów ochronnych czy statusu lokatora.

Najem instytucjonalny daje też większą swobodę kształtowania warunków umowy. Kontrakt może trwać dowolnie długo (brak limitu 10 lat), a kwestie podwyżek czynszu zależą od uzgodnień stron (nie obowiązują sztywne ograniczenia ustawowe). Inwestor może np. wprowadzić zapis o corocznej indeksacji czynszu, aby chronić dochód przed inflacją.

Wyzwania? Po pierwsze, najem instytucjonalny wymaga prowadzenia działalności gospodarczej. Dla drobnego właściciela to dodatkowe formalności (rejestracja firmy, księgowość, podatki, ZUS). Trzeba ocenić, czy przy 1–2 mieszkaniach korzyści przewyższają koszty – wielu właścicieli woli pozostać przy najmie prywatnym z prostszym rozliczeniem podatków. Po drugie, umowa instytucjonalna jest zawsze terminowa. Inwestor musi liczyć się z tym, że po wygaśnięciu kontraktu najemca będzie musiał się wyprowadzić, a lokal może chwilowo stać pusty. Warto planować okresy najmu tak, by kończyły się np. latem lub jesienią (gdy popyt na mieszkania jest największy), co ułatwi znalezienie kolejnego lokatora i zminimalizuje ryzyko pustostanu.

Umowa i formalności – na co zwrócić uwagę?

• Umowa i forma: Musi być pisemna na czas określony, a w treści warto zaznaczyć, że jest to najem instytucjonalny lokalu mieszkalnego (wynajmujący działa jako firma).
• Notarialne oświadczenie: Najemca musi dodatkowo złożyć u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucjiporadnikprzedsiebiorcy.pl. Bez tego dokumentu najem instytucjonalny nie zapewni wynajmującemu szerszej ochrony niż zwykła umowa najmu.
• Zgłoszenie do urzędu skarbowego: Właściciel ma 14 dni na zgłoszenie zawarcia umowy instytucjonalnej w urzędzie skarbowym. Niedopełnienie tego obowiązku oznacza utratę przywilejów i konieczność prowadzenia zwykłego postępowania eksmisyjnego.
• Kaucja: Może wynosić maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu. Powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca od wyprowadzki, po potrąceniu ewentualnych szkód lub zaległości.
• Eksmisja: Po wygaśnięciu umowy właściciel wzywa najemcę na piśmie do opróżnienia lokalu (dając co najmniej 14 dni). Po tym terminie może uzyskać w sądzie klauzulę wykonalności na akt notarialny i skierować sprawę do komornika.

Rozwój najmu instytucjonalnego w Polsce

Sektor najmu instytucjonalnego (PRS) dynamicznie się rozwija w Polsce. W 2025 r. liczył ok. 24 tys. mieszkań, a prognozy przewidują wzrost do ~38 tys. do 2027 r. i nawet 80–100 tys. do 2030.

Najem instytucjonalny koncentruje się na dużych rynkach miejskich (Warszawa, Wrocław, Kraków, Trójmiasto itp.). Mimo rozwoju cały rynek wynajmu mieszkań w Polsce wciąż zdominowany jest przez prywatnych, drobnych właścicieli.

Głównym motorem rozwoju PRS jest rosnący popyt – coraz więcej młodych, mobilnych osób wybiera wynajem zamiast zakupu mieszkania. Profesjonalni wynajmujący oferują im wysoki standard i wygodę (np. dodatkowe usługi, zarządzanie online). Po stronie podaży inwestorów przyciąga stabilny dochód z czynszów oraz fakt, że na rynku brakuje nowoczesnych mieszkań na wynajem. Wysokie stopy procentowe i koszty kredytu mogą chwilowo hamować nowe inwestycje, ale perspektywy dla rozwoju PRS pozostają obiecujące. Program Mieszkanie Plus nie zaspokoił potrzeb mieszkaniowych Polaków, co otworzyło pole prywatnym funduszom budującym mieszkania na wynajem.

Dla najemców rozwój rynku PRS oznacza większy wybór mieszkań o wysokim standardzie – choć zwykle czynsze instytucjonalne są nieco wyższe niż u prywatnych właścicieli. Z czasem jednak rosnąca konkurencja między dużymi wynajmującymi może przełożyć się na bardziej atrakcyjne warunki najmu i dodatkowe udogodnienia dla lokatorów.

Przykładowe sytuacje i praktyczne wskazówki

1. Opóźnienie w płatności czynszu: W najmie instytucjonalnym, gdy najemca zalega z czynszem, właściciel może szybciej wypowiedzieć umowę i uruchomić procedurę eksmisji niż przy zwykłym najmie. Dla najemcy to znak, że nie warto zwlekać – lepiej od razu skontaktować się z wynajmującym i ustalić plan spłaty zaległości, zamiast czekać na wypowiedzenie.
2. Zakończenie lub przedłużenie umowy: Umowy instytucjonalne są terminowe, więc najemca z góry wie, kiedy musi się wyprowadzić. Jeśli chce zostać dłużej, powinien z wyprzedzeniem porozmawiać z właścicielem o przedłużeniu najmu – większość wynajmujących chętnie zatrzyma sprawdzonego lokatora na dłużej. Jeśli zaś najemca musi wcześniej zakończyć najem (np. z powodu przeprowadzki), kluczem jest komunikacja. Warto negocjować z wynajmującym warunki wcześniejszego rozwiązania umowy – czasem można znaleźć nowego najemcę na miejsce obecnego, co pozwala skrócić najem za obopólną zgodą.

Podsumowanie: Najem instytucjonalny to forma wynajmu mieszkań, która zyskuje na znaczeniu. Dla najemców oznacza profesjonalnie zarządzane lokale o wysokim standardzie, choć kosztem rezygnacji z części tradycyjnych zabezpieczeń. Dla inwestorów – większe bezpieczeństwo prawne i przewidywalność dochodu, okupione koniecznością prowadzenia firmy i dodatkowymi formalnościami. Zrozumienie zasad tej formy najmu i świadome korzystanie z jej zalet leży w interesie obu stron. Mamy nadzieję, że ten poradnik pomoże Ci przygotować się do zawarcia umowy najmu instytucjonalnego z pełną świadomością praw i obowiązków obu stron.

FAQ: Najem instytucjonalny

Zobacz także:

1.Podatek od sprzedaży mieszkania (ulga mieszkaniowa 3 lata)

2.Sprzedaż mieszkania – jak sprzedać nieruchomość szybko i bezpiecznie

3.Najem krótkoterminowy w Polsce – ścieżka po przepisach i rejestracji

4.Sprzedaż mieszkania z kredytem w 2025 roku – co warto wiedzieć i na co należy uważać