Wstęp: Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, który ma na celu lepsze zabezpieczenie interesów wynajmującego (właściciela mieszkania). W Polsce wprowadzono tę formę umowy, aby ułatwić właścicielom egzekwowanie opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu – standardowe przepisy bardzo chronią najemców, co czasem utrudnia pozbycie się niepłacącego czy uciążliwego lokatora. Najem okazjonalny jest regulowany ustawą o ochronie praw lokatorów i wiąże się z dodatkowymi wymaganiami formalnymi, takimi jak oświadczenie notarialne najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Poniżej wyjaśniamy, kto i kiedy może skorzystać z najmu okazjonalnego, jakie są warunki takiej umowy i jak ją prawidłowo zawrzeć.
Dla kogo dostępny jest najem okazjonalny?
Umowa najmu okazjonalnego dotyczy wyłącznie najmu lokali mieszkalnych i może być zawierana tylko między osobami fizycznymi. Oznacza to, że wynajmującym może być jedynie osoba prywatna niewystępująca w roli przedsiębiorcy (czyli właściciel mieszkania nieprowadzący działalności gospodarczej w zakresie najmu), a najemcą również musi być osoba fizyczna wynajmująca na cele mieszkaniowe. Firmy i inne podmioty gospodarcze nie mogą stosować najmu okazjonalnego – w ich przypadku przewidziano odrębną formułę najmu instytucjonalnego. Najem okazjonalny jest zatem najczęściej wykorzystywany przez prywatnych właścicieli mieszkań, którzy chcą wynająć nieruchomość np. studentom, pracującym singlom czy rodzinom, ale jednocześnie pragną zabezpieczyć się na wypadek problemów z lokatorem.
Warunki umowy najmu okazjonalnego
Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zawarta na czas określony, maksymalnie na 10 lat. Nie można zatem podpisać najmu okazjonalnego na czas nieokreślony – to podstawowa różnica względem zwykłego najmu. Po upływie ustalonego okresu umowa wygasa, chyba że strony przedłużą ją poprzez zawarcie kolejnej umowy (również maksymalnie na kolejne 10 lat). Umowę najmu okazjonalnego sporządza się w formie pisemnej pod rygorem nieważności – oznacza to, że niezachowanie formy pisemnej powoduje, że umowa nie będzie uznana za najem okazjonalny.
Bardzo ważnym elementem tej formy najmu są dodatkowe dokumenty, które musi dostarczyć najemca. W ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy najmu okazjonalnego najemca powinien dostarczyć wynajmującemu następujące załączniki:
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu po wygaśnięciu umowy. To kluczowy dokument – najemca zgadza się na to, że jeśli nie opuści mieszkania dobrowolnie, wynajmujący będzie mógł uzyskać sądowy tytuł wykonawczy (klauzulę wykonalności) bez normalnego procesu eksmisyjnego i skierować sprawę do komornika.
- Wskazanie adresu innego lokalu mieszkalnego, w którym najemca mógłby zamieszkać w razie konieczności opuszczenia wynajmowanego mieszkania. Najemca musi podać konkretny adres (np. u rodziny lub znajomych).
- Oświadczenie właściciela wskazanego lokalu, w formie pisemnej, że zgadza się na zamieszkanie najemcy pod tym adresem, gdyby zaszła potrzeba wyprowadzki z najmowanego mieszkania.
Te trzy dokumenty są obligatoryjne – ich brak powoduje, że umowa nie spełnia wymogów najmu okazjonalnego. Co istotne, tylko pierwsze z wymienionych oświadczeń (o poddaniu się egzekucji) wymaga formy notarialnej. Pozostałe dwa oświadczenia mogą być sporządzone pisemnie (zwykła forma). W praktyce jednak często dla pewności również prosi się o notarialne poświadczenie podpisu właściciela rezerwowego lokalu.
Obowiązki wynajmującego (zgłoszenie do urzędu)
Zawarcie umowy najmu okazjonalnego wiąże się z dodatkowym obowiązkiem po stronie wynajmującego – musi on zgłosić fakt zawarcia takiej umowy do właściwego Urzędu Skarbowego (według swojego miejsca zamieszkania). Termin na dokonanie zgłoszenia to 14 dni od rozpoczęcia najmu. Zgłoszenia dokonuje się pisemnie, podając dane stron umowy, przedmiot najmu i okres obowiązywania. Jeżeli właściciel nie dopełni tego obowiązku, umowa najmu okazjonalnego traci swój uprzywilejowany status i jest traktowana jak zwykła umowa najmu – co oznacza, że nie skorzystamy z ułatwień przy ewentualnej eksmisji lokatora. Zgłoszenie do urzędu skarbowego jest ważne także z punktu widzenia rozliczenia podatku od najmu – stanowi potwierdzenie dla fiskusa, że właściciel wynajmuje nieruchomość zgodnie z prawem (płacąc podatek ryczałtowy lub na zasadach ogólnych).
Koszty notarialne i dodatkowe opłaty
Podpisanie umowy najmu okazjonalnego – poza standardowymi kosztami najmu jak kaucja czy czynsz – generuje dodatkowy wydatek związany z wizytą u notariusza. Mowa o opłacie za sporządzenie aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. Zgodnie z przepisami taksa notarialna za taki dokument wynosi maksymalnie 1/10 wartości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 lipca 2024 r. kwota ta to 430 zł netto (czyli równowartość 1/10 z 4300 zł). Do tego notariusz doliczy VAT (23%) oraz koszt wypisów aktu, więc w praktyce całkowity koszt może sięgać około 500 zł brutto. Zazwyczaj ten koszt ponosi najemca (to on dostarcza oświadczenie), ale bywa, że strony umawiają się inaczej i wydatkiem dzielą się po połowie lub pokrywa go wynajmujący – warto to ustalić z góry przy podpisywaniu umowy. Kaucja przy najmie okazjonalnym również podlega ograniczeniom prawnym – nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za najem (choć w praktyce najczęściej ustala się kaucję w wysokości 1-3 czynszów).
Zalety i wady najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny stanowi kompromis między ochroną lokatora a prawami właściciela. Jego główną zaletą jest uproszczona procedura eksmisji – dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy, właściciel nie musi prowadzić długiego postępowania sądowego o eksmisję. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy i nieskutecznym upływie dodatkowego terminu na wyprowadzkę, wynajmujący może skierować wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a następnie do komornika o przeprowadzenie eksmisji. Procedura jest szybsza i pewniejsza, co daje właścicielowi realną ochronę przed lokatorem, który odmawia opuszczenia lokalu. Kolejną zaletą jest to, że już sam wymóg dostarczenia oświadczeń i wskazania lokalu zastępczego selekcjonuje poważnych najemców – osoby nieuczciwe lub niezdolne do spełnienia tych warunków często rezygnują na starcie.
Wadą najmu okazjonalnego są natomiast wspomniane formalności – dla obu stron oznacza to dodatkowy wysiłek i koszty. Najemca może być niechętny do ponoszenia opłaty notarialnej czy proszenia kogoś o zgodę na użyczenie adresu. Z punktu widzenia lokatora umowa okazjonalna jest też mniej bezpieczna, ponieważ w razie problemów łatwiej stracić dach nad głową. Niektórzy najemcy obawiają się podpisywać takie umowy, co może zawęzić grono chętnych. Mimo to w dużych miastach, takich jak Kraków czy Warszawa, najem okazjonalny staje się standardem przy wynajmie prywatnym – właściciele coraz częściej stawiają taki warunek ze względu na swoje bezpieczeństwo.
Dla właścicieli, którzy nie chcą samodzielnie zajmować się formalnościami i obsługą lokatorów, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z usługi zarządzanie najmem oferowanej przez wyspecjalizowane firmy. Profesjonalny zarządca zajmie się znalezieniem zweryfikowanych najemców, sporządzaniem umów (w tym okazjonalnych) oraz bieżącą obsługą najmu, zapewniając właścicielowi spokojną głowę.